The Local Short-Term Expert I EU4RECONSTRUCTION

EXPRESSION OF INTEREST FOR THE LOCAL SHORT-TERM EXPERT TO PROVIDE SERVICES FOR THE IMPLEMENTATION OF THE EUROPEAN UNION FUNDED ACTION “EU4RECONSTRUCTION: CITIZEN-ORIENTED REFORMS AND REGULATIONS FOR REBUILDING UKRAINE”

BACKGROUND

 The European Union, together with Denmark, Germany, France and Lithuania, have launched Team Europe Initiative “Eu4Reconstruction: Citizen-Oriented Reforms and Regulations for Rebuilding Ukraine” (hereinafter (EU4Reconstruction Programme) that unites the strength, experience and solidarity of Europe to support Ukraine’s ongoing recovery and reconstruction.  The EU4Reconstruction Programme will direct coordinated funding, technical support and digital tools straight into Ukraine’s rebuilding efforts – ensuring that public investment is transparent, accountable, and aligned with EU standards from the ground up.

EU4Reconstruction Programme will reinforce the leadership of the Ministry for Communities and Territories Development (MCTD), strengthen the State Agency for Reconstruction and Development of Infrastructure (SARDI), and empower local governments to manage reconstruction professionally and sustainably. Civil society and independent media will play an active role in oversight, ensuring public trust and reducing corruption risks.

The total allocated budget for the EU4Reconstruction Programme implementation is above 37 MEUR, with co-funding contributions of 15 MEUR from the European Union, 1 MEUR from the Republic of Lithuania, 10 MEUR from the Kingdom of Denmark, 1,6 MEUR from France and 12 MEUR from Germany.

The EU4Reconstruction Programme will be implemented by 2 Working streams:

• Stream 1 – Germany and France.
• Stream 2 – Denmark and Lithuania.

Lithuania (Central Project Management Agency) will support SARDI by strengthening its capacity to operate as a transparent, efficient, and EU-compliant institution, effectively managing sustainable and accountable reconstruction efforts (hereinafter Stream 2). 

The Overall Objective of EU4Reconstruction Programme: The nationwide reconstruction in Ukraine is effective, accountable and transparent.

The Specific Objective of EU4Reconstruction Programme’s Stream 2: The Ukrainian government is more efficiently and accountably managing reconstruction projects of national and regional competence, as well as those in cities.

 Outputs:

•  Capable larger cities have the capacity to develop and manage their reconstruction investments in an efficient and transparent manner, implemented by the Team 2 and Team 1a of the EU4Reconstruction Programme’s Stream 2.
• SARDI has the capacity to operate as a transparent, efficient, and EU-compliant institution, effectively managing sustainable and accountable reconstruction efforts, implemented of Team 1b of the EU4Reconstruction Programme’s Stream 2.

The duration of EU4Reconstruction Programme’s Stream 2 is 3 years. Lead partner of the Project is Ministry of Foreign Affairs of Denmark (Team 2 and Team 1a), junior partner – Central Project Management Agency (hereinafter CPVA) (Team 1b).

BASIC INFORMATION

APPLICATION DEADLINE | 31^st October 2025 TIME: 12:00 Vilnius time

SECTORS | Public Investments, Institutional Development, Advisory Services

OPPORTUNITY TYPE | short-term assignment service contracts

ROLE | Short-term Expert – providing advisory and technical support to the International Advisory Council) and/or PMG capacity strengthening.

ORGANIZATION | Central Project Management Agency (Lithuania)

DUTY LOCATION | Kyiv, Ukraine (Project office)

CONTACT POINT | Marta Zadeikaite (e-mail: )  

 Please submit your CV to the contact point and indicate the title of the applied position “Short-Term Expert”. Be informed that only the shortlisted candidates will be contacted to take part at the further procurement stages.

1. Experts Supporting the Advisory Council

DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT

• Provide technical support in drafting Terms of Reference, rules of procedures, and operational frameworks for the Advisory Council.
• Prepare analytical background briefs and evidence-based recommendations for decision-making.
• Support the organization and facilitation of Advisory Council meetings, including agenda setting, minute-taking, and follow-up actions.
• Monitor and report on the implementation of Advisory Council recommendations.
• Liaise with SARDI and other stakeholders to ensure strategic advice is aligned with international standards and the Public Investment Management (PIM) framework.

EXPERT PROFILE OR EXPERTISE REQUIRED

• Proven experience in drafting governance and operational documents for councils, committees, or multi-stakeholder bodies.
• Knowledge in institutional mandate-setting, governance structures, and procedural rules.
• Experience in policy or institutional analysis and preparation of background briefs.
• Practical experience in organizing multi-stakeholder meetings and facilitating consensus.
• Ability to monitor, evaluate, and report on advisory body recommendations.
• Strong analytical, drafting, and communication skills in English (knowledge of Ukrainian is an asset).
• Familiarity with participatory governance approaches and advisory council best practices.
• Understanding of sectoral policies relevant to SARDI and public investment.

2. Experts in Planning and Implementation Management of Public Investment Projects

DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT

• Support planning, prioritization, and implementation of public investment projects beyond the road sector.
• Conduct project justifications and feasibility studies, including life-cycle cost assessment and financial evaluation.
• Apply financial, social, and economic analysis methods, including environmental and social impact assessments.
• Identify, assess, and manage risks across technical, financial, environmental, and institutional dimensions.
• Prepare analytical reports, recommendations, and monitoring documentation to support decision-making.

EXPERT PROFILE OR EXPERTISE REQUIRED

• General knowledge of public investment planning, management frameworks, and regulatory requirements (national and EU level).
• Capacity to justify project needs and analyze quantitative and qualitative data.
• Expertise in life-cycle cost assessment, financial feasibility analysis, and cost–benefit analysis.
• Understanding of social, economic, and environmental impact assessment methods.
• Knowledge of project risk identification, assessment, and management.
• Ability to prepare structured, evidence-based recommendations and analytical reports.

3. Technical Experts in Construction Projects Design and Implementation

DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT

• Prepare, design, and manage construction projects for social infrastructure, water management, border control points, roads, and bridges.
• Coordinate multidisciplinary teams to ensure compliance with national standards, EU directives, and international best practices.
• Implement sustainability measures, life-cycle cost assessments, and energy efficiency solutions.
• Oversee project design, permitting, procurement, construction, and operational phases.
• Apply risk management and monitoring frameworks to ensure quality, compliance, and efficiency.

EXPERT PROFILE OR EXPERTISE REQUIRED

• Proven experience in planning, designing, and managing social, transport, water, and border infrastructure projects.
• Knowledge of EU standards, FIDIC contracts, and International Financing Institutions procurement procedures.
• Ability to coordinate multidisciplinary teams and integrate functional, safety, and operational requirements.
• Competence in lifecycle cost assessments, energy efficiency, sustainability, and environmental compliance.
• Familiarity with digital tools (BIM, energy modeling software) for design and evaluation.
• Understanding of equal opportunities, accessibility, and social inclusion requirements.

4. Project Management Experts

DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT

• Apply structured project management frameworks to ensure delivery of complex, multi-stakeholder projects.
• Prepare detailed project plans, monitor progress, and implement corrective actions as needed.
• Manage full project cycles, including procurement, budget control, risk management, and reporting.
• Coordinate multidisciplinary project teams and maintain effective stakeholder communication.
• Support alignment of projects with strategic goals and donor requirements.

EXPERT PROFILE OR EXPERTISE REQUIRED

• Internationally recognized certification in project management (e.g., PMP, PRINCE2).
• Hands-on experience in full project lifecycle management and multi-stakeholder coordination.
• Knowledge of IFI procurement rules, FIDIC contract conditions, and compliance requirements.
• Strong analytical, reporting, and financial management skills.
• Experience in risk identification, assessment, and mitigation planning.
• Proficiency in project management software (MS Project, Primavera) and Excel.

5. Process Management Experts

DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT

• Analyze and optimize organizational processes, workflows, and operational models.
• Design and implement new management or operational models to enhance service delivery and governance.
• Plan and conduct internal audits, risk assessments, and compliance checks.
• Develop actionable recommendations to strengthen internal controls, quality management, and anti-corruption frameworks.
• Support digitalization and process automation to improve transparency and efficiency.

EXPERT PROFILE OR EXPERTISE REQUIRED

• Expertise in business process analysis, optimization, and digitalization.
• Experience in internal audits, risk-based reviews, and compliance monitoring.
• Ability to design and implement quality management systems and continuous improvement processes.
• Knowledge of anti-corruption frameworks, procurement legislation, and integrity safeguards.
• Strong analytical, reporting, and stakeholder engagement skills.
• Experience in integrating process improvements into organizational operations.

REPORTING 

Language: reporting is done in English.

__________________________

ВИРАЖЕННЯ ЗАЦІКАВЛЕНОСТІ

МІСЦЕВИЙ КОРОТКОСТРОКОВИЙ ЕКСПЕРТ ДЛЯ НАДАННЯ ПОСЛУГ З РЕАЛІЗАЦІЇ ФІНАНСОВАНОЇ ЄВРОПЕЙСЬКИМ СОЮЗОМ ІНІЦІАТИВИ «EU4RECONSTRUCTION: ГРОМАДЯНСЬКО-ОРІЄНТОВАНІ РЕФОРМИ ТА РЕГУЛЮВАННЯ ДЛЯ ВІДНОВЛЕННЯ УКРАЇНИ»

ПЕРЕДУМОВИ

Європейський Союз разом з Данією, Німеччиною, Францією та Литвою започаткували ініціативу Team Europe «Eu4Reconstruction: громадянсько-орієнтовані реформи та регулювання для відбудови України» (далі – Програма EU4Reconstruction), яка об’єднує сили, досвід та солідарність Європи для підтримки поточного відновлення та відбудови України.  Програма EU4Reconstruction спрямовуватиме скоординоване фінансування, технічну підтримку та цифрові інструменти безпосередньо на зусилля України з відновлення, забезпечуючи прозорість, підзвітність та відповідність державних інвестицій стандартам ЄС з самого початку.

Програма EU4Reconstruction посилить лідерство Міністерства розвитку громад та територій (MCTD), зміцнить Державне агентство з реконструкції та розвитку інфраструктури (SARDI) та надасть місцевим органам влади повноваження для професійного та сталого управління реконструкцією. Громадянське суспільство та незалежні ЗМІ відіграватимуть активну роль у нагляді, забезпечуючи довіру громадськості та зменшуючи ризики корупції.

Загальний бюджет, виділений на реалізацію програми EU4Reconstruction, становить понад 37 млн євро, з яких 15 млн євро – співфінансування від Європейського Союзу, 1 млн євро – від Литовської Республіки, 10 млн євро –  Королівства Данія, 1,6 млн євро – від Франції та 12 млн євро – від Німеччини.

Програма EU4Reconstruction буде реалізована за двома напрямками роботи:

• Напрямок 1 – Німеччина та Франція.
• Напрямок 2 – Данія та Литва.

Литва (Центральне агентство з управління проектами) надаватиме підтримку Aгентству відновлення шляхом зміцнення її потенціалу для функціонування як прозорої, ефективної та сумісної з вимогами ЄС інституції, яка ефективно управляє стійкими та підзвітними заходами з відновлення (далі – напрямок 2).

Загальна мета програми EU4Reconstruction: Загальнонаціональна відбудова в Україні є ефективною, підзвітною та прозорою. 

Конкретна мета напряму 2 програми EU4Reconstruction: Український уряд більш ефективно та підзвітно управляє проектами реконструкції національного та регіонального рівня, а також проектами у містах.

Результати:

•  Спроможні великі міста мають потенціал для ефективного та прозорого розвитку та управління інвестиціями у відновлення, що реалізуються командами 2 та 1а напряму 2 програми EU4Reconstruction.
• Агентство відновлення має потенціал для прозорої, ефективної та сумісної з вимогами ЄС діяльності, ефективно керуючи стійкими та підзвітними заходами з відновлення, що реалізуються командою 1b в рамках напряму 2 програми EU4Reconstruction.

Тривалість напряму 2 програми EU4Reconstruction становить 3 роки. Головним партнером проекту є Міністерство закордонних справ Данії (команда 2 та команда 1a), молодшим партнером – Центральне агентство з управління проектами (далі – CPVA) (команда 1b). 

ОСНОВНА ІНФОРМАЦІЯ

КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН ПОДАННЯ ЗАЯВОК| 31 жовтня 2025 року ЧАС: 12:00 за вільнюським часом

СЕКТОРИ | Державні інвестиції, інституційний розвиток, консультаційні послуги

ТИП МОЖЛИВОСТІ | короткострокові контракти на надання послуг

РОЛЬ| короткостроковий експерт – надання консультаційної та технічної підтримки Міжнародній консультативній раді) та/або зміцнення потенціалу PMG.

ОРГАНІЗАЦІЯ | Центральне агентство з управління проектами (Литва)

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ | Київ, Україна (офіс проекту)

КОНТАКТНА ОСОБА|  Marta Zadeikaite (e-mail: )

 Будь ласка, надішліть своє резюме до контактної особи та вкажіть назву посади, на яку ви претендуєте, «Короткостроковий експерт». Зверніть увагу, що лише кандидати, які пройшли попередній відбір, будуть запрошені до подальших етапів процедури закупівлі.

1. Експерти, які підтримують Консультативну раду

ОПИС ЗАВДАННЯ

• Надання технічної підтримки у розробці технічного завдання, регламенту та операційних рамок для Консультативної ради.
• Підготовка аналітичних довідкових матеріалів та рекомендацій на основі фактичних даних для прийняття рішень.
• Надання підтримки в організації та проведенні засідань Консультативної ради, включаючи формування порядку денного, ведення протоколів та подальші дії.
• Моніторинг та звітування про виконання рекомендацій Консультативної ради.
• Здійснювати взаємодію з SARDI та іншими зацікавленими сторонами для забезпечення відповідності стратегічних рекомендацій міжнародним стандартам та рамкам управління державними інвестиціями (PIM).

ПРОФІЛЬ ЕКСПЕРТА АБО НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД

• Підтверджений досвід у складанні документів з питань управління та операційної діяльності для рад, комітетів або багатосторонніх органів.
• Знання в галузі встановлення інституційних повноважень, структур управління та процедурних правил.
• Досвід у сфері аналізу політики або інституцій та підготовки інформаційних бюлетенів.
• Практичний досвід в організації багатосторонніх зустрічей та сприянні досягненню консенсусу.
• Здатність контролювати, оцінювати та звітувати про рекомендації консультативних органів.
• Сильні аналітичні, редакційні та комунікативні навички англійською мовою (знання української мови є перевагою).
• Знання підходів до партисипативного управління та найкращих практик консультативних рад.
• Розуміння секторальної політики, що стосується SARDI та державних інвестицій.

2. Експерти з планування та управління реалізацією проектів державних інвестицій

ОПИС ЗАВДАННЯ

• Підтримка планування, визначення пріоритетів та реалізації проектів державних інвестицій за межами дорожнього сектору.
• Проведення обґрунтувань проектів та техніко-економічних обґрунтувань, включаючи оцінку витрат протягом життєвого циклу та фінансову оцінку.
• Застосування методів фінансового, соціального та економічного аналізу, включаючи оцінку екологічного та соціального впливу.
• Виявлення, оцінка та управління ризиками в технічному, фінансовому, екологічному та інституційному вимірах.
• Підготовка аналітичних звітів, рекомендацій та документації з моніторингу для підтримки процесу прийняття рішень.

ПРОФІЛЬ ЕКСПЕРТА АБО НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД

• Загальні знання в галузі планування державних інвестицій, систем управління та нормативних вимог (на національному рівні та на рівні ЄС).
• Здатність обґрунтовувати потреби проекту та аналізувати кількісні та якісні дані.
• Експертні знання в галузі оцінки витрат життєвого циклу, аналізу фінансової доцільності та аналізу витрат і вигод.
• Розуміння методів оцінки соціального, економічного та екологічного впливу.
• Знання в області виявлення, оцінки та управління ризиками проектів.
• Здатність готувати структуровані, обґрунтовані рекомендації та аналітичні звіти.

3. Технічні експерти з проектування та реалізації будівельних проектів

ОПИС ЗАВДАННЯ

• Підготовка, проектування та управління будівельними проектами в галузі соціальної інфраструктури, управління водними ресурсами, прикордонних контрольно-пропускних пунктів, доріг та мостів.
• Координація роботи мультидисциплінарних команд для забезпечення відповідності національним стандартам, директивам ЄС та найкращим міжнародним практикам.
• Впровадження заходів із забезпечення сталого розвитку, оцінка витрат протягом життєвого циклу та рішення з енергоефективності.
• Контроль етапів проектування, отримання дозволів, закупівель, будівництва та експлуатації.
• Застосовувати системи управління ризиками та моніторингу для забезпечення якості, відповідності та ефективності.

ПРОФІЛЬ ЕКСПЕРТА АБО НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД

• Досвід у плануванні, проектуванні та управлінні проектами соціальної, транспортної, водної та прикордонної інфраструктури.
• Знання стандартів ЄС, контрактів FIDIC та процедур закупівель міжнародних фінансових інституцій.
• Здатність координувати роботу мультидисциплінарних команд та інтегрувати функціональні, безпекові та операційні вимоги.
• Компетентність в оцінці витрат життєвого циклу, енергоефективності, стійкості та дотриманні екологічних вимог.
• Знання цифрових інструментів (BIM, програмне забезпечення для енергетичного моделювання) для проектування та оцінки.
• Розуміння вимог щодо рівних можливостей, доступності та соціальної інклюзії.

4. Експерти з управління проектами

ОПИС ЗАВДАННЯ

• Застосовувати структуровані рамки управління проектами для забезпечення реалізації складних проектів із залученням багатьох зацікавлених сторін.
• Підготовка детальних планів проектів, моніторинг прогресу та вжиття коригувальних заходів у разі потреби.
• Управління повними циклами проектів, включаючи закупівлі, контроль бюджету, управління ризиками та звітність.
• Координація міждисциплінарних проектних команд та підтримання ефективної комунікації із зацікавленими сторонами.
• Підтримувати узгодженість проектів зі стратегічними цілями та вимогами донорів.

ПРОФІЛЬ ЕКСПЕРТА АБО НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД

• Міжнародно визнана сертифікація в галузі управління проектами (наприклад, PMP, PRINCE2).
• Практичний досвід у повному управлінні життєвим циклом проектів та координації між різними зацікавленими сторонами.
• Знання правил закупівель IFI, умов контрактів FIDIC та вимог щодо дотримання нормативних вимог.
• Сильні аналітичні, звітні та фінансові навички.
• Досвід у виявленні, оцінці та плануванні заходів щодо зменшення ризиків.
• Володіння програмним забезпеченням для управління проектами (MS Project, Primavera) та Excel.

5. Експерти з управління процесами

ОПИС ЗАВДАННЯ

• Аналіз та оптимізація організаційних процесів, робочих потоків та операційних моделей.
• Розробка та впровадження нових моделей управління або операційної діяльності для покращення надання послуг та управління.
• Планування та проведення внутрішніх аудитів, оцінок ризиків та перевірок відповідності.
• Розробка практичних рекомендацій щодо посилення внутрішнього контролю, управління якістю та антикорупційних механізмів.
• Підтримка цифровізації та автоматизації процесів для підвищення прозорості та ефективності.

ПРОФІЛЬ ЕКСПЕРТА АБО НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД

• Досвід в аналізі, оптимізації та цифровізації бізнес-процесів.
• Досвід у проведенні внутрішніх аудитів, ризик-орієнтованих перевірок та моніторингу дотримання вимог.
• Здатність розробляти та впроваджувати системи управління якістю та процеси постійного вдосконалення.
• Знання антикорупційних механізмів, законодавства про закупівлі та заходів щодо забезпечення доброчесності.
• Сильні аналітичні навички, навички складання звітів та взаємодії із зацікавленими сторонами.
• Досвід інтеграції вдосконалень процесів в організаційні операції.

ЗВІТУВАННЯ 

Мова: звітність ведеться англійською мовою.

__________________________