Projekto įgyvendinimo ciklas
Po projekto sutarties pasirašymo
Suburkite komandą:
- Projektą įgyvendinanti komanda turi būti supažindinta su projekto paraiška, rodikliais ir tikslais;
- Nustatykite kas kiek laiko ir kaip matuosite rezultatus.
Per 14 dienų nuo sutarties pasirašymo DMS sistemoje pateikite:
- Pirkimų planą;
- Pirmąjį MP su MP grafiku.
Po sutarties pasirašymo Jums bus priskirtas CPVA projekto vadovas ir finansininkas, su kuriais galėsite bendrauti visais klausimais dėl įgyvendinamo projekto. Po patvirtinto Pirkimų plano būsite informuoti, kurie Jūsų pirkimai bus tikrinami išankstinėje patikroje, o po MP patvirtinimo nurodysime, kokie dokumentai turi būti teikiami kartu su MP. Pirminis MP grafikas rengiamas pagal projekto pirkimų plane pateiktą informaciją. Tarpiniai MP teikiami per visą projekto finansavimo laikotarpį. MP grafikas atnaujinamas ir teikiamas su kiekvienu MP.
Projekto įgyvendinimas - pirkimų priežiūra ir pokyčiai
Išankstinės patikros metu vykdysime Jūsų didžiausios vertės ir rizikos pirkimų dokumentų patikrą. Po patikros gausite rekomendacijas, kaip galėtumėte patobulinti pirkimų dokumentus, siekiant išvengti pažeidimų. Pirkimų dokumentai teikiami išankstiniam CPVA vertinimui (dokumentai teikiami DMS sistemoje). Pirkimų dokumentus išankstiniam vertinimui rekomenduojame teikti ne vėliau kaip 2 mėnesiams iki planuojamo pirkimo pradžios. Po pirkimų plano patvirtinimo DMS pateikiama informacija apie kiekvieną sudarytą pirkimo sutartį atskirai. Įvykdyto pirkimo dokumentai taip pat yra teikiami CPVA vertinimui per CVP IS. Dažnu atveju pokyčiai projekto įgyvendinimo laikotarpiu būna neišvengiami. Įvykus pokyčiams įvertinsime jų poveikį projekto apimtims ir rezultatams, esant poreikiui reiktų inicijuoti projekto sutarties pakeitimus (apie juos informuojame per DMS). Nepamirškite apie pakeitimus informuoti ir agentūros Jums priskirtą projektų vadovą (tai turite (galite) padaryti per DMS pateikiant pirkimo sutarties keitimą). Pokyčiai, su kuriais galite susidurti:
- Tiekėjas neįvykdė įsipareigojimų;
- Rangovo bankrotas;
- Pakitusi finansinė situacija;
- Pasikeitė teisinė aplinka paslaugos teikimui;
- Pasikeitė planuotos įrangos poreikiai;
- Lėšų trūkumas išaugus kainoms;
- Darbų metu paaiškėja, kad reikia esminių pokyčių norint juos užbaigti.
Nepamirškite, kad parametrus, kurie buvo nurodyti specifikacijoje, turėsite gyvai parodyti patikros metu. Todėl nepamirškite patikrinti atvykusios įrangos.
Projekto įgyvendinimas - patikros vietoje
Projekto įgyvendinimo laikotarpiu turėsite bent 1 patikrą vietoje, kuri bus organizuojama projekto pabaigoje arba po GMP. Galite sulaukti ir tarpinės patikros, tačiau ji vykdoma tik tuomet, jeigu projekte įgyvendinamų rangos darbų sutarties trukmė yra ilgesnė nei 12 mėn., o projekto sutarties suma yra didesnė nei 1 mln. Eur. Apie planuojama patikrą vietoje būsite informuoti ne vėliau kaip 3 darbo dienos iki patikros dienos. Tačiau paprastai agentūros darbuotojai patikrų vietoje laiką planuoja anksčiau (maždaug 14 dienų iki patikros). Kaip tinkamai pasiruošti patikrai?
- turėkite visus projekto dokumentų orginalus su savimi vietoje;
- būkite tikri, kad galėsite parodyti atliktus rangos darbus visose projekto lėšomis atnaujintose patalpose ir galėsite atsakyti į visus kilusius klausimus (taikoma projektams, kuriuose atliekami rangos darbai);
- pasiruoškite parodyti visas įsigytas prekes ir pademonstruoti jų veikimą bei atsakyti į kilusius klausimus (taikoma projektams, kuriuose buvo įsigytos prekės).
Iki patikros įsitikinkite, kad:
- visos prekės pristatytos ir paslaugos atliktos pagal pirkimo dokumentuose ir (arba) pirkimo sutartyje numatytus reikalavimus (jei iš projekto lėšų buvo numatyta įsigyti prekių);
- rangos darbai atlikti pagal techniniame projekte / apraše / techninėse specifikacijose ir pan., numatytus reikalavimus (jei iš projekto lėšų buvo numatyta atlikti rangos darbus);
- projektas įgyvendintas pagal projekto sutarties 8.2.1 ir / ar 8.2.2 punktuose numatytas nuostatas (jei tokios buvo numatytos minėtuose projekto sutarties punktuose), o jei rasite neatitikimų minėtiems reikalavimams – būkite juos ištaisę iki patikros vietoje dienos.
Patikros metu vertinama:
- ar faktinė situacija projekte atitinka deklaruojamą;
- ar tarpiniai / galutiniai etapai baigti;
- ar pokyčiai suderinti;
- ar veiklos pobūdis nepasikeitė;
- ar įgyvendintos viešinimo priemonės;
- ar dokumentai yra saugomi tinkamai;
- ir kita.
Jei patikros vietoje metu nenustatoma neatitikimų / pastebėjimų, patikra užbaigiama per 14 dienų agentūros darbuotojui užpildant ataskaitą ir per DMS informuojant Jus apie patikros pabaigą. Jei patikros vietoje metu nustatomi neatitikimai / pastebėjimai, patikra baigiama, kai neatitikimai yra ištaisomi arba įvertiname, kad pateikti paaiškinimai yra tinkami. Per DMS informuojame Jus apie patikros pabaigą. Priešingu atveju – fiksuojamas įtarimas dėl galimo pažeidimo. Tuomet patikra baigiama įtarimo dėl galimo pažeidimo įregistravimu, apie kurį Jūs informuojami atskiru raštu.
Po projekto
Įgyvendinę visas projekto veiklas, turėsite pateikti galutinį mokėjimo prašymą.
Projekto finansavimo pabaiga – GMP nurodytų išlaidų apmokėjimo projekto vykdytojui data arba data, kai projekto vykdytojas arba partneris apmoka visas GMP nurodytas išlaidas rangovui, paslaugų teikėjui arba prekių tiekėjui (kai GMP deklaruotos išlaidos apmokamos taikant sąskaitų apmokėjimo būdą). Po projekto finansavimo pabaigos pradedame skaičiuoti projekto tęstinumo laikotarpį, kuris tęsiasi 5 metus (nebent sutartyje nurodyta kitaip). Tęstinumo laikotarpio reikalavimai taikomi tokiems CPVA administruojamiems projektams, kuriais buvo investuota į infrastruktūrą arba gamybą (prekių ar paslaugų kūrimą). Visą projekto tęstinumo laikotarpį tirėsite užtikrinti veiklos tęstinumą, kuriai buvo skirtos projekto finansavimo lėšos, net jei tai reikalautų papildomų finansų ar kitų išteklių. Atsiskaitydami už projekto tęstinumo laikotarpį, 5 metus po projekto finansavimo pabaigos kasmet trėsite pateikti CPVA ataskaitas (ataskaitos teikiamos per DMS). Konkretus ataskaitos po projekto finansavimo pabaigos teikimo periodiškumas ir terminas nustatytas projekto sutartyje. Ataskaitoje teikiama informacija:
- apie stebėsenos rodiklių pasiekimą (jei stebėsenos rodiklių privaloma siekti po projekto finansavimo pabaigos);
- informacija apie projekto pajamas (jei įgyvendinant projektą gaunama pajamų, kurių neįmanoma iš anksto apskaičiuoti);
- pažymima ar nebuvo pakeistos ilgalaikio materialiojo ar nematerialiojo turto nuosavybės teisės;
- pažymima ar iš esmės nepasikeitė veiklos, kuriai buvo skirtos projekto finansavimo lėšos, pobūdis, tikslai ar įgyvendinimo sąlygos;
- pažymima ar PrV nedalyvauja neorganizacijoje ir / arba nėra likviduojamas (-tas);
- pažymima ar nepasikeitė projekto vykdytojo teisinė forma;
- pažymima, ar buvo įgyvendinti papildomi reikalavimai (jeigu projekto sutartyje nustatyti papildomi reikalavimai po projekto finansavimo pabaigos.).
Net ir po projekto įgyvendinimo galite sulaukti CPVA patikros.